КАК ИВЕНТ КОМПАНИЯ РАЗВИВАЕТСЯ ПРИ ПАНДЕМИИ
Мы, Event Wheel – компания, которая предлагает услуги по улучшению клиентского опыта на мероприятии. Помогаем организовать потоки зрителей, сделать систему безопасности комфортной, выстроить коммуникацию организаторов для быстрого решения проблем. Единственная компания в России, которая делает это на основе опыта мега-ивентов: Олимпиады, Всемирной выставки EXPO, Чемпионата мира по футболу, Универсиады.
Мы, Event Wheel – компания, которая работает на рынке, который временно перестал существовать.
Мы решили проверить, правда ли кризис – время новых возможностей. И рассказать о своем опыте.
ИЩЕМ СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ
За последний месяц мы потеряли 5 проектов. Два из них – международные мероприятия с участниками из 145 стран мира. Только их подготовка и проведение заняло бы всех наших экспертов на 5 месяцев. Но организаторы приняли решение об их отмене из-за пандемии коронавируса.
Потеря проектов оказалась болезненной не только из-за упущенных доходов. В рамках подготовки этих событий мы должны были организовать проектный офис. А значит - разработать план проекта, следить за его воплощением, поддерживать коммуникацию между всеми участниками. И в рамках этих проектов мы хотели использовать новые инструменты для оптимизации работы внутри компании и для повышения качества наших услуг. Амбициозным планам не суждено было сбыться – событийный рынок схлопнулся за считанные недели.
Но наша команда не первый раз оказалась в стрессовой ситуации. Мы руководили прилегающей территорией трех стадионов и организовали работу двух Фестивалей болельщиков во время Чемпионата мира по футболу. Такое событие – огромная ответственность перед сотнями тысяч болельщиков и необходимость принимать верные решения за считанные минуты. Поэтому мы не привыкли опускать руки, даже в казалось бы безвыходных ситуациях.
А значит, мы можем быть полезны, когда организаторы мероприятий вынуждены принимать сложные решения без права на ошибку.
ПРИДУМЫВАЕМ НОВЫЙ ПРОДУКТ
Мы запустили новую услугу. Предлагаем разработать антикризисный план для событий, которые могут не состояться в запланированные даты. Для этого мы проводим интервью с организаторами и изучаем всю информацию о мероприятии. Анализируем рынок и внешние угрозы, в том числе риск второй волны пандемии. Затем рассматриваем возможные стратегии и оцениваем каждую из них по степени влияния на доход, выполнение целей и уровень рисков. На основе всех полученных данных создаем дорожную карту – план действий для выхода из ситуации с минимальными потерями.
Сделать эту услугу бесплатной было принципиальным решением. Только так она может быть доступна для тех, кто не может позволить новых затрат в текущей ситуации. А для нас это уникальный шанс на самообучение и знакомство с новыми проектами.
ДЕЛИМСЯ ОПЫТОМ
Мы начали с разработки схемы создания антикризисного плана. И определили 4 основные стратегии, которые будем предлагать: перенос, смена формата, отложенное решение и отмена. Это позволило сократить время на работу – мы разработали 3 антикризисных плана за 3 недели.
Универсальный подход и единая тематика не сделали кейсы похожими. Для каждого из них нам пришлось взглянуть на проблемы с новой стороны и найти подходящее для конкретных условий решение.
Предлагаем вам краткое содержание разработанных планов
Организаторы двух проектов еще не приняли окончательного решения о судьбе событий. Результаты работы над ними будут представлены обезличенно.
СПОРТИВНО-МУЗЫКАЛЬНЫЙ ФЕСТИВАЛЬ
О проекте
Фестиваль состоит из благотворительного забега, концертной программы и активностей для семейного отдыха. Событие ежегодное, но несколько раз меняло место проведения. Участники делятся на 2 группы: сотрудники компании-заказчика и жители Москвы, которые хотят провести выходной в кругу семьи.
Проблемы
– Запрет на проведение массовых мероприятий введен в начале подготовки проекта.
– Информации для принятия решения о судьбе проекта недостаточно.
– Перенос невозможен, так как проведение приурочено значимой для компании дате.
Задачи
– Определить дату принятия решения.
– Разработать план проектов для каждого из вариантов развития событий
Решение (от 31 марта)
Организаторы Фестиваля решили рассмотреть онлайн-забег в качестве альтернативы изначальным планам. Это единственный вариант, кроме отмены, возможный в данной ситуации. А опыт проведения таких забегов через приложение уже был.
Принимать окончательное решение в условиях недостатка информации слишком рискованно. Поэтому мы проанализировали имеющуюся информацию в СМИ, прогнозы политиков и экспертов. И на основе этих данных предложили 12 мая в качестве даты принятия решения. В таком случае, стоимость ожидания ниже, чем стоимость принятия ошибочного решения.
Для подготовки плана проекта, мы раздели все задачи на 3 категории и разместили относительно даты принятия решения:
– После 12 мая: задачи, требующие затрат (оплата товаров и услуг) и зависящие от принятого решения.
– До 12 мая: задачи, требующие затрат (оплата товаров и услуг) и НЕ зависящие от принятого решения + задачи, НЕ требующие затрат (оплата товаров и услуг) до 12 мая.
Это позволило продолжить работу над проектом, не рискуя средствами на задачи, результат которых может оказаться не нужен.
2 СОБЫТИЯ С ЗАБЕГАМИ ПО ПЕРЕСЕЧЕННОЙ МЕСТНОСТИ
О проектах
Первый проект запланирован на вторую половину июля и предполагает забеги, в том числе, на ультрамарфонские дистанции (далее – Большой забег).
В основе второго события, запланированного на первую половину июня – ночные забеги (далее – Ночной забег).
Оба проекта проводятся одним организатором, и в 2019 году их участники совпадали на 46%. Поэтому было принято решение рассматривать проекты в связке.
Проблема
Провести проекты в запланированные даты будет с высокой вероятностью невозможно, из-за продления запрета на массовые мероприятия.
Задачи
– Определить даты для переноса проектов
– Определить даты принятия решения
– Выявить риски и найти пути их минимизации
Решение (от 13 апреля)
В процессе анализа прогнозов по развитию пандемии стало ясно, что остановиться на одном решении, как в кейсе с Фестивалем не получится. Поэтому мы предложили выбрать 2 точки принятия решения: 30 апреля и 8 июня. И совместить 2 стратегии: перенос и отложенное решение.
Согласно нашей стратегии, нужно будет объявить о переносе Ночного забега на август-сентябрь, если 30 апреля станет понятно, что провести проект в июне не получится. А решение о новой дате отложить до 8 июня. Именно тогда, по нашим расчетам, можно будет сделать прогноз на лето. А значит решить, нужно ли переносить Большой забег. И в зависимости от этого сделать окончательный выбор.
Для каждого решения мы просчитали основные риски и способы их минимизации. Все предложенные даты обосновали, исходя из прогнозов и особенностей самого проекта. А также учли время восхода и среднюю температуру.
ELTON ULTRA
О проекте
Единственный в России ультрамарафон в зоне полупустыни с максимальной дистанцией 205 километров. Был запланирован на 30-31 мая, но решением организаторов перенесен на 29-30 августа. В этом году в рамках проекта запускается новый для России формат - забег с дополненной реальностью.
Проблема
Из-за переноса мероприятия и ситуации на ивент рынке возникли риски:
– Риск заморозки сотрудничества со стороны спонсоров
– Риск повторного переноса проекта из-за продления ограничений на массовые мероприятия
– Риск проведения забега Cyber virtual race с ограниченным числом участников
Задачи
– Предложить способы минимизации каждого риска
– Объединить решения в одну стратегию
Решение (от 21 апреля)
Организаторы перенесли проект еще до начала нашей совместной работы. Поэтому мы разработали стратегию из 3 шагов, каждый из которых снижает риски этого решения. Причем каждый следующий шаг использует результаты предыдущих.
Шаг 1. Продвижение. Провели анализ особенностей мероприятия, которые важны для участников при принятии решения о покупке места. На основе этого разделили участников на 3 целевые аудитории, взаимодействие с которыми будет максимально эффективно. И для каждой такой группы разработали основной посыл и предложили бесплатные или недорогие каналы взаимодействия.
Шаг 2. Обзор возможностей. Учли риск продления ограничений на проведение массовых мероприятий до осени. Поэтому разработали критерии для мониторинга ситуации и дату окончательного принятия решения. А также предложили свое видение развития параллельных проектов: вертикальные забеги и Cyber Virtual Race – гонки с дополненной реальностью. Именно они – шанс для развития проекта в условиях запрета на массовые мероприятия.
Шаг 3. Работа со спонсорами. Выявили ключевые преимущества проекта, в том числе и возникающие при реализации первых двух шагов. Предложили выстроить коммуникацию со спонсорами на аргументации двух ключевых посылов: проект выгодный, а организаторы - надежный партнер.
На Yandex Zen в блоге Run&Roll вышло интервью с Владимиром Волошиным, в котором обсуждается влияние вируса #COVID19 на индустрию спорта в преломлении к забегам с комментариями организатора Elton Ultra Вячеслава Глухова, где упомянуто наше исследование и выводы.
КАК ПРИМЕНИТЬ НАШ ОПЫТ?
Если ваше мероприятие под угрозой, обратитесь к нам.
Взгляд со стороны поможет увидеть детали, скрытые от вас в потоке информации. Или убедиться в правильности действий.
Если ваша ивент-компания осталась без проектов. Не останавливайтесь. И если не получается работать над текущими проектами, работайте на будущие. Именно сейчас у вас появилось больше времени на поиск новых возможностей. Мы решили, что сейчас главное - не бояться.
Не бойтесь посмотреть на себя со стороны. Определите ваши сильные стороны и сделайте на них упор. Найдите слабости и учитесь, чтобы избавиться от них.
Не бойтесь пересматривать прошлые решения. Откажитесь от неэффективных программ, рассмотрите область, которую считали бесперспективной.
Не бойтесь работать бесплатно. Это поможет зарекомендовать себя в глазах заказчиков и даст большую свободу действий.
Не бойтесь экспериментировать. Самые неожиданные решения имеют право на жизнь, когда привычные методы не работают.
Не спасайте прошлое - тренируйтесь и готовьтесь жить в новой реальности.
Универсальных советов не бывает. Поэтому мы желаем вам быть сильными и найти свой путь в этой ситуации.
DON’T STOP ROLLING!
